Die Charakteristika:

1. place
   • Platzierung der Anmeldung und Informationen zum Newsletter auf der Homepage
2. process
• An- und Abmeldemodus
3. privacy
• Datenschutz
4. periodicity
• Häufigkeit der Aussendungen
5. personalization
• Personalisierung
6. presentation
   • Präsentation

zu place. Eng verbunden mit E-Mail Marketing und dem Versand des Newsletter ist eine aktuelle Homepage. Ein Ziel von E-Mail-Kampagnen ist es, mehr Traffic (Verkehr, Klickraten) auf Ihre Homepage zu bekommen und Interessenten auf Ihre Aktivitäten, Produkte und News aufmerksam zu machen. Darum ist es wichtig, immer wieder Links auf Ihre Homepage zu setzen. Kurze "Einführungstexte" sollte der Newsletter enthalten, die zum Weiterklicken animieren. So können Sie nachvollziehen, welche Themen besonders gut ankommen und somit wiederholt aufgegriffen bzw. nachbearbeitet werden können. Des Weiteren können die Interessen jedes einzelnen Users durch sein Klickverhalten festgestellt werden. Ein Tool sollte automatisiert eine genaue Analyse (Öffnungsrate, Klicks usw.) der einzelnen Aussendungen erstellen.Auf Ihrer Homepage sollten Sie ie Möglichkeit bieten, den Newsletter zu abonnieren. Homepage und Newsletter bilden im Idealfall eine Symbiose.

zu process. Das An- und Abmelden muss einfach und unkompliziert möglich sein. Nicht nur weil eine Novelle des Kommunikationsgesetzes genaue Regelungen für dieses Prozedere vorsieht, sondern weil Sie User durch komplizierte Verfahren verärgern und verlieren können.

zu privacy. Die Datenschutzbestimmungen sind strengstens einzuhalten. Sie dürfen Adressen nicht ohne vorherige Genehmigung an Dritte weitergeben. Ebenso riskant sind Adresszukäufe. Erstens, weil Sie nicht sicher sein können, ob diese tatsächlich existieren, und zweitens, weil Sie nicht wissen, ob die Empfänger ihr Einverständnis (Permission) zum Erhalt der Newsletter gegeben haben. Eine Person, die sich vom Erhalt weiterer Mails abgemeldet hat, sollte von einem professionellen Tool automatisch registriert und gesperrt werden.

zu periodicity. Wenn Sie sich dazu entschließen einen Newsletter anzubieten, sollten Sie sich genau überlegen, wie oft dieser erscheinen soll. Überprüfen Sie, ob hierfür ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen. Ein monatlicher Bericht sollte auch wirklich jeden Monat erscheinen.

zu personalization. Personalisieren Sie jeden Newsletter. Sprechen Sie Ihre Empfänger mit Namen an und geben Sie ihnen die verlangten und erwünschten Informationen. Erstellen Sie ereignisabhängige Mails (Geburtstag, bei Bestellung usw.) und halten Sie so, automatisiert und unkompliziert, den Kontakt zu Ihren Kunden aufrecht. Ein professionelles Tool sollte Sie mit den dafür notwendigen Features (ereignisabhängige Kampagnen) unterstützen.

zu presentation. Ein übersichtlicher Aufbau sowie ein einheitlicher Auftritt (Homepage, Newsletter) sind Voraussetzungen. Ein einmal festgesetztes Layout sollte beibehalten werden. Das fördert den Wiedererkennungswert.

Newsletter sind nicht nur reine Verkaufsinstrumente. Kunden, Mitarbeiter, Partner, Lieferanten uva. können mit Hilfe dieses Mediums informiert werden, spezielle Angebote können verteilt werden und ihnen somit Zusatznutzen bieten. Das ist eine gute Möglichkeit sich von der Konkurrenz abzuheben und im Idealfall den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens durch virales Marketing zu steigern.

Erst wenn der Empfänger einen konkreten Nutzen durch Ihren Newsletter erkennt, wird er gewillt sein, diesen zu lesen, weiterzuempfehlen und in Folge auch bei Ihnen zu kaufen. Durch den Einsatz eines professionellen Tools können Sie die einzelnen Gruppen (Kunden, Mitarbeiter usw.) ganz einfach mit den für sie bestimmten Inhalten versorgen. Die dafür notwendigen Interessensgebiete können von den E-Mail Empfängern selbst festgelegt und jederzeit geändert werden.